Beskrivelse af tværgående procedurer

Kvalitetspolitik og kvalitetsmål
Kvalitetspolitikken og -målene er den overordnede ramme for Miljøstyrelsen - Virksomheder's sagsbehandling. For at kunne leve op til politik og mål, indføres procedurer for sagsbehandlingen. I procedurerne findes fremgangsmåden for løsningen af de sager, som behandles i enhederne. Procedurerne indeholder de sagsbehandlingsskridt, der skal foretages som følge af lovgivningen.

Læs mere om vores kvalitetspolitik og kvalitetsmål (doc-fil).

Kompetencer
Herudover er der indført en række procedurer, der går på tværs af de enkelte opgaver. Således skal det i forbindelse med de enkelte opgaver vurderes hvilke kompetencer, der er krævet for at kunne være ansvarlig for sagsbehandlingen. Kompetencekravene fastlægges ved hjælp af proceduren for kompetencestyring.

Koordinering med andre myndigheder
En del af sagsbehandlingen er at vurdere, hvornår der vil være behov for at koordinere en opgave med andre myndigheder – ud over de tilfælde, hvor koordinering følger af lovgivningen. Det kræver bl.a., at det vurderes om sagen kan have konsekvenser af betydning for andre myndigheder. Her bruges proceduren for koordinering.

Dokumentstyring
For at sikre, at håndbogens procedurer altid er opdaterede, så der ikke sker fejl ved sagsbehandlingen, når en medarbejder anvender procedurerne, anvendes en procedure for dokumentstyring, som bl.a. sikrer, at gamle dokumenter fjernes fra håndbogen og erstattes med de nye, gældende procedurer.

Afhjælpende, korrigerende og forebyggende handlinger
Når der kommer nye regler, skal de skrives ind i procedurerne, så der altid finder korrekt sagsbehandling sted. Hvis en medarbejder finder ud af, at der er en fejl i en procedure – den kan eksempelvis mangle et sagsbehandlingsskridt, eller den kan være uklar – skal proceduren for afhjælpende, korrigerende og forebyggende handlinger i spil.

Samme procedure skal anvendes, hvis der opdages fejl i forbindelse med afgørelsen af en konkret sag. Dels skal det vurderes, om afhjælpende handlinger kan foretages. Dels er det vigtigt, at fejlen i den bagvedliggende procedure rettes, så samme fejl ikke begås to gange.

Det er også vigtigt, at det overvejes, om denne type fejl også kan tænkes at ske i andre sager, som følger andre procedurer. Er dette tilfældet, bruges også proceduren for afhjælpende, korrigerende og forebyggende handlinger.

Ved at anvende disse afhjælpende, korrigerende og forebyggende handlinger minimeres risikoen for fejl, ligesom sagsbehandlingen løbende vil blive forbedret.

Der findes også en procedure for styring af registreringer. Proceduren er bl.a. med til at sikre, at der er overblik over hvilke afhjælpende, korrigerende og forebyggende handlinger, der er foretaget.

Intern audit
En vigtig del af systemet er den interne audit, hvor det undersøges, om medarbejderne kender kvalitetsstyringssystemet og bruger det i hverdagen. Det undersøges også, i hvilket omfang systemet støtter op om at nå kvalitetspolitikken og -målene. Det er systemet, der er til kontrol, og ikke den enkelte medarbejder.

Brugertilfredshedsundersøgelser
Det er også vigtigt at få information om, hvordan omverdenen opfatter den sagsbehandling, der foretages i Miljøstyrelsen - Virksomheder. Derfor skal der laves brugertilfredshedsundersøgelser, hvor man bl.a. kan måle på, om der er kommet svar til tiden, om der har været en god kommunikation m.m. Her bruges proceduren for brugertilfredshedsundersøgelser. Seneste brugertilfredshedsundersøgelse, der handlede om sagsbehandling af sager om dispensation fra strandbeskyttelseslinjen, blev afsluttet i 2009 (hvor vi var en del af By- og Landskabsstyrelsen) og ses herunder.

Brugertilfredshedsundersøgelse 2009 om strandbeskyttelseslinjen (pp-fil)

Den kvalitetsansvarliges opgaver
Den kvalitetsansvarlige har en særlig opgave i forbindelse med at sikre, at kvalitetsstyringssystemet fungerer optimalt og løbende opdateres. Den kvalitetsansvarlige skal løbende holde sig orienteret om, hvordan systemet fungerer og overveje behov for forbedringer. Det fremgår af proceduren for den kvalitetsansvarlige, hvilke opgaver han/hun skal varetage.

Ledelsens evaluering
Den kvalitetsansvarlige skal levere oplysninger og analyser til ledelsen, som skal bruge dem som grundlag for sin årlige evaluering af systemet. På baggrund af dette materiale skal ledelsen nå frem til en konklusion om, hvordan den oplever systemets effektivitet, og på den baggrund skal der træffes beslutninger om eventuelle ændringer og forbedringer m.v. af systemet. Konklusionerne og beslutningerne skal fremgå af et mødereferat. Der findes en særlig procedure for ledelsens evaluering.

Ledelsens evaluering 2011 (doc-fil)

Offentliggørelse af systemet
Hvert år skal enheden bl.a. offentliggøre deres kvalitetspolitik og -mål, en samlet beskrivelse af kvalitetsstyringssystemet og resultatet af ledelsens evaluering af systemet. Offentliggørelsen skal sikre, at omverdenen får indsigt i enhedens indsats og resultater i relation til sagsbehandlingen. Der findes en særlig procedure for offentliggørelse.