Skrivetips til din rapportsammenfatning

Når Miljøstyrelsen gennemfører et projekt, udarbejdes der en rapport, der gør rede for projektets resultater og det gennemførte arbejde. Første del af projektrapporten er en sammenfatning og konklusion, der opsummerer projektets vigtigste resultater i et let forståeligt sprog. 

Her følger nogle gode tips til, hvordan du kan skrive en letforståelig sammenfatning, der kort opridser projekters centrale pointer.

• Overskrift for hele sammenfatningen
  Angiv hovedkonklusionen eller en vigtig vinkel på, hvad projektet er kommet frem til. Jo kortere og mere præcist jo bedre.
• Indledende resumé
  Lav et kort introafsnit på 10-20 linjer. Fokuser på det, der er nyt, spændende og/eller overraskende. Når man har læst introen, har man fået de vigtigste informationer.
• Inddel teksten i afsnit med overskrifter
• Del din tekst i afsnit med hver sin sigende overskrift, så læseren kan danne sig et hurtigt overblik over de vigtigste pointer i rapporten ved at skimme dem.
  
• Ideer til elementer i sammenfatningen
  Beskriv projektets problemstilling og formål og forklar, hvorfor projektet er sat i gang. Fortæl kort om, hvordan projektet er udført, hvor og af hvem. Oprids projektets hovedkonklusioner og hvilken ny viden om miljøet, man har opnået. Uddyb de vigtigste resultater, der har ført til konklusionerne.

Ni gode råd når du skriver:

1. Gør forarbejdet under rapportskrivningen
Find på gode overskrifter til de enkelte afsnit i sammenfatningen, allerede i mens du er i gang med selve rapporten. Tænk på det som en avisartikel, der skal fange læserens interesse hurtigt.

2. Lav en disposition
Tænk på læserens interesser, når du disponerer stoffet i din sammenfatning. Træk konklusion og perspektiver frem i teksten, og prioritér i det hele taget informationerne med nye læsere for øje.

3. Fokusér
Sammenfatningen skal kun gengive de væsentligste resultater, konklusioner og pointer fra rapporten. Fokusér på det nye og overraskende.

4. Skriv sammenhængende
Sørg for, at teksten har et logisk forløb fra start til slut. Undgå overflødige detaljer og sidespor.

5. Skriv lettilgængeligt
Skriv korte sætninger med det vigtigste forrest, brug udsagnsord, og vælg enkle ord og udtryk.

6. Skriv forståeligt
Forklar fagudtryk, og sørg for, at sammenfatningen kan forstås af læsere, der ikke har indblik i det fagområde, artiklen beskæftiger sig med.

7. Skriv konkret
Brug konkrete eksempler, hvor det er muligt.

8. Besvar de seks hv-spørgsmål
Tjek om sammenfatningen besvarer de seks hv-spørgsmål: Hvem, hvad, hvor, hvornår, hvordan og hvorfor?

9. Inddrag gerne andre i skriveprocessen
Lad andre vurdere, om teksten er interessant og let at læse. Ofte er det nemmere at fokusere på det væsentlige, hvis man ikke har været dybt involveret.

Har du spørgsmål, kontakt funktionsleder og teamleder af mst.dk Ida Amtoft, Miljøstyrelsen Service,

Januar 2012